Organización para lograr los objetivos

Luis Alberto Quesada

 

Ante toda esta gran masa de técnicas y funciones administrativas que colman de actividades a la mayor parte de los gerentes y que les llevan a la Trampa de la actividad, deben preguntarse ¿Dónde comenzar?

Hemos visto que las empresas no se perpetúan a sí mismas, puesto que, en efecto, muchas fracasan. Sin duda falta algo, y ese "algo" es el que nos lleva al fracaso.

 

El primer paso de la dirección consiste en definir e identificar objetivos, representados por los resultados esperados.

 

Supóngase que una empresa está bien organizada, cuenta con buenos planes, tiene un excelente sistema de control y personal altamente motivado, pero va en dirección equivocada. ¿Podría alcanzar el éxito?

¿Diría usted que una empresa bien organizada, pero que va a la quiebra, está bien administrada? No, diría que se trata de una quiebra bien organizada. La razón de organizar es para encauzar a un gran número de personas hacia los objetivos y metas del negocio.

 

Planificamos para lograr el propósito del negocio, lo cual nos lleva a preguntarnos cuáles son los objetivos del negocio, o del departamento, o de la agencia, o del grupo, o de la institución.

 

Mantenemos los negocios bajo control para no apartarnos del sendero que nos lleva a nuestros propósitos, a nuestros objetivos, y a nuestras metas. Si no tuviéramos metas, los controles serían inútiles.

 

¿Para qué motivamos a los empleados? Para que caminen en la dirección apropiada. Sería mejor no tener personal motivado si este caminara en dirección equivocada. La motivación en sí es algo neutral. Solo cuando vamos en dirección al objetivo correcto, la motivación es una cualidad altamente importante y valiosa.

 

Ninguna de las habilidades ejecutivas tendrían algún significado, si no se define primero, hacia adónde nos dirigimos. De las habilidades ejecutivas surge una pirámide que comienza con las metas de la compañía, y de estas emanan las habilidades subsidiarias.

 

Organización para lograr los objetivos

 

La primera habilidad del gerente, lo primero que debe hacer, la condición necesaria para administrar –aunque no sea suficiente–, es una definición clara de los objetivos. Estos caen bajo las categorías de objetivos estratégicos y de operación.

 

Jerarquía

 

> Objetivos estratégicos

> Organizacional

> Objetivos de operación

 

Los objetivos estratégicos corresponden a los altos ejecutivos de la empresa. Son diseñados con el propósito de cambiar el carácter o dirección de la compañía. Sin ellos, las operaciones podrían arrastrar a la empresa vigorosamente hacia objetivos equivocados. Podríamos decir que los objetivos estratégicos sugieren que estamos haciendo las cosas bien, en tanto que los objetivos operacionales sugieren cómo hacerlas correctamente.

 

Es importante comenzar en la cima de la organización con los objetivos estratégicos, y luego, a medida que vayamos descendiendo, obtener el compromiso del personal responsable por el logro de salidas específicas (objetivos de operación) dentro de los plazos específicos.

 

Una vez hecho esto, tenemos que poner disponibles en la organización los recursos necesarios para lograr esos objetivos. Asimismo, debemos programar el trabajo de manera que ofrezca la mayor posibilidad de colocar la mano de obra bajo el mando de individuos responsables. Colocamos ventas, fabricación, producción, contabilidad, administración, finanzas, marketing/ventas, recursos humanos, etc., en manos de personas responsables. Esta es la división del trabajo para alcanzar los objetivos.

 

La organización no consiste en trazar diagramas y/o organigramas y colgarlos de la pared, sino cerciorarse de que todo el mundo en la organización está consciente respecto a lo que se espera de él en términos de responsabilidad, al final del período correspondiente establecido.

 

El ciclo de administración abarca la planificación y control. Planificamos para lograr algo. Fijamos normas, proyectamos metas, operamos frente a ellas y luego revisamos los resultados. El ciclo del control administrativo es planificar por adelantado, operar frente a los planes, revisar el progreso, y hacer ajustes a medida que proseguimos por este camino.

 

En la práctica, es difícil separar las habilidades ejecutivas de planificación, organización, control, revisión y motivación. Se llevan a cabo simultáneamente y se entrelazan. Lo que haremos es examinar cada una de ellas, y veremos a qué llegamos en términos de su aptitud para aplicarlas y ver su parecido con la teoría y con la práctica.

¿Cómo establecer objetivos? ¿Cómo organizar? ¿Qué hacer al planificar? ¿Cuáles son los aspectos esenciales del control administrativo? ¿Qué es la motivación de los empleados? ¿Qué hace usted cuando delega? ¿Cuáles son las aplicaciones en las empresas de las funciones "staff", y cómo ayudan en la obtención de objetivos? Todas las anteriores son habilidades ejecutivas, que han llevado a muchos ejecutivos a ser triunfadores.

 

Muchos gerentes y otros ejecutivos de empresas, parece que requieren de un refrescamiento de todos estos conceptos, los cuales son la base de la administración de sus propias actividades y responsabilidades, y que aunque en el papel son aspectos básicos y sumamente conocidos y "aplicados", parece que se han dejado de hacer en muchas empresas, llevándolas camino al fracaso, no por su propia ineficiencia, sino por la de muchos o algunos de sus ejecutivos que no saben organizarse, no saben planificar e incluso, no saben dónde están parados.

 

Luis Alberto Quesada