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El mando intermedio en el proceso de integración de candidatos ( 1 ) Redacción de Arearh.com
Un
problema que se plantea cuando se incorpora un nuevo colaborador, es que
en la mayoría de las empresas se le presenta a su jefe inmediato y compañeros
más directos, se le "enseña" su silla y poco más. Para
solucionar esto, aplicaremos un proceso de integración, en el cual
intervendrá la figura del Mando Intermedio como principal protagonista. PROCESO DE INTEGRACIÓN Llamaremos
proceso de integración al tiempo que transcurra entre la contratación
del candidato seleccionado y el fin del seguimiento que se ha efectuado
para llegar a los objetivos propuestos y comenzará una vez conseguida la
adecuación del candidato al perfil del puesto de trabajo. Básicamente en
este proceso se utiliza un método al que llamaremos Manual de Acogida. MANUAL DE ACOGIDA La
mayoría de nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con
gran entusiasmo e inquietud, a este interés puede dársele un uso
positivo o negativo para la organización. Sobre
todo es fundamental causar buena impresión, y que esta sea positiva
durante el período de integración del empleado. Una acogida planificada
y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización
tiene unos niveles definidos de calidad. Todo
lo que suceda en los primeros días, influirá de forma importante en las
impresiones del nuevo empleado, estas llegarán a los amigos, a la familia
y a los ex-compañeros de su anterior trabajo, con lo que se sabrá todo
lo "bueno y lo malo" de la empresa donde a ingresado a trabajar.
De ahí, toda acogida de cualquier nuevo empleado, es el reflejo de la
empresa, tanto en los productos, como en los servicios que se ofrecen al
mundo externo. Una
acogida mal planteada o su inexistencia puede convertir con rapidez a un
empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado, en una estadística de
rotación. Esto implica más trabajo para la organización, ya que será
necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección. Por
otra parte, una acogida bien planteada y ejecutada, dará como resultado
menos errores y una mejor comprensión de los objetivos y resultados que
se espera del candidato; esto
puede incidir en el mejoramiento del servicio al cliente, de la relaciones
entre empleados, en la productividad, mejora la motivación de los
empleados, ahorra malentendidos, frena la rotación de la plantilla, entre
otros factores donde puede incidir. El
período de integración junto con el Manual de acogida, se han ido
introducido paulatinamente en muchas empresas, con ésta aplicación se
obtienen unos resultados muy favorables, ya que los objetivos son muy
esperanzadores, que pueden ser los siguientes: -
Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos
colaboradores, signos de seriedad y organización y la creencia de que se
valora al personal. -
Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa. -
Conocer en profundidad las características legales y especiales de su
relación laboral con la empresa. -
Favorecer la comunicación interna.
- Favorecer la comunicación
social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral. En
éste es una figura primordial el Mando Intermedio, que aunque pierda
horas de trabajo en el seguimiento, estas pueden ser muchas horas
adelantadas en el futuro. El
Manual de acogida se puede dividir en cuatro fases, que son: La bienvenida, el primer día en el trabajo, el segundo día
y el seguimiento final. a)
Bienvenida Esta
comienza cuando un candidato se pone en contacto con la empresa, interesándose
por la vacante que existe de un puesto de trabajo. Los
puntos más importantes de la bienvenida, están en la atención telefónica
que se dá al candidato y en las visitas que éste realice a la empresa,
en los que se deberá poner un énfasis especial.
La recepcionista será normalmente quien sea la encargada de
atender estos dos aspectos, ya que ella será para el candidato la imagen
de la empresa donde quiere ingresar a trabajar;
se tratará de ser amable y educada con la persona, se evitarán
comentarios con otros compañeros de trabajo, que puedan dar una mala
interpretación, se evitarán largas esperas tanto al teléfono como antes
de las entrevistas o pruebas que realice. Estas esperas serán en una sala
bien acondicionada en la que se podrá ofrecer café o algún refrigerio,
durante su corta espera o durante la realización de las citadas pruebas. b)
El primer día El
primer contacto del nuevo colaborador con la empresa debe ser siempre con
el Mando Intermedio, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo
sentir cómodo, ya que cuando se inicia una andadura en una nueva empresa,
normalmente se está nervioso y fuera de lugar. La impresión que se saque
del Mando Intermedio se proyectará sobre la organización. Con
el candidato se tendrá una pequeña "charla" introductoria en
la que se le ampliarán las funciones a desarrollar en su puesto de
trabajo, no se le atestará de información referente a su nuevo trabajo y
de lo que tiene o no que hacer, ya que no podrá asimilarlo todo, con la
suficiente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la
empresa de manera condensada, para vender la imagen de la empresa, también
llamado Marketing Interno, los temas que se expondrán serán los
siguientes:
- Políticas y Filosofía de
la compañía
- Historia de la empresa
- Estructura organizacional En
resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos
aspectos propios de la empresa: costumbre, mentalidad, servicios, estilo
de relaciones y procedimientos para que se desenvuelva eficazmente dentro
de ella. Al
finalizar esta "charla" se le ofrecerá la oportunidad hacer
todas las preguntas que crea conveniente y a que manifieste las posibles
dudas que tenga, sobre los aspectos comentados, también se formalizará
el contrato de trabajo, con la firma de toda la documentación necesaria
para el ingreso del candidato a la empresa.
Es conveniente que durante esta "charla" y las sucesivas,
evitar las llamadas telefónicas e interrupciones, así como se podrán
realizar en el propio despacho del Mando Intermedio. Una
vez terminada ésta, que habrá durado entre 1 ó 2 horas, se pasará a
enseñar el lugar o espacio físico, que previamente ya estará preparado,
donde trabajará a partir de ahora, en el que se le suministrará todos
los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus
funciones, así como también, un pequeño manual de empleado en el que se
hace constar, todas las normas básicas de comportamiento en la empresa,
como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos,
permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a
lo largo de su permanencia en la empresa, así como los posibles
documentos que tenga que cumplimentar, informándole de como poder
rellenarlos. Más
tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo
departamento, "sus futuros colaboradores y compañeros de
trabajo", las dependencias donde se encuentra el departamento. Ya
el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto
de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser
rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y
se haga cargo de la situación. El
Mando Intermedio finalizará el día con una nota positiva, hablando unos
momentos con el empleado, comentando sus impresiones a cerca de lo
desarrollado durante el día, despidiéndose hasta el día siguiente, dejándole
una buena impresión. c)
Segundo día En
el inicio del día también será el Mando Intermedio el que reciba al
empleado. Al empezar se podrán supervisar los trabajos realizados el día
anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a
resolverlos; más tarde se seguirá con las presentaciones de las personas
más allegadas al departamento, de las cuales el podrá necesitar algún
contacto para recabar información que le sea útil. Se
programará la visita a las dependencias de la empresa para que el
empleado conozca las instalaciones de la compañía. Una
vez terminada la visita, ya se le podrán encomendar las tareas propias de
su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la
elaboración de este. Se deberá ir
supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir
orientándole en todas las facetas. d)
Seguimiento final Una
vez el nuevo colaborador ya está realizando su trabajo, es preciso
realizar un seguimiento, que lo ejecutará siempre el Mando Intermedio,
con el fin de comprobar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al
trabajo que sigue a continuación: - La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la empresa.
-
Si
cumple las previsiones realizadas, respecto a sus dotes intelectuales, de
aptitud, formación, actitud y disposición
al trabajo. A
lo largo del seguimiento se programarán reuniones de trabajo con los
miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan
aportar algo en su desempeño, así como los Mandos y directivos, en las
que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelaciones
con el nuevo empleado. El
Mando Intermedio deberá encontrarse regularmente con el nuevo empleado
hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles
preguntas y cuestiones que tenga, así como asegurarse de que todo marcha
de acuerdo con el plan inicial que se acometió en la selección del
candidato, manteniendo un diálogo, cuyo fin es obtener un buen feed-back
con toda la organización. El seguimiento del empleado no terminará con el período de prueba, sino que seguirá en menor medida hasta la jubilación del trabajador o posible baja de empresa.
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