La evolución de intranets a portales para empleados (1)

Miguel Armando Premoli

 

La evolución de la tecnología web aplicada a la relación entre la empresa y sus miembros  ha evolucionado para crear herramientas que permiten incrementar la productividad de los empleados y la organización.

 

LOS COMIENZOS

 

La primera aplicación de tecnología web al ambiente interno de la compañía fue el surgimiento de Intranets. Sobre la base de la infraestructura de redes ya instalada, fue relativamente fácil desarrollar páginas con contenido estático que proveían de información básica a los empleados. Los costos de desarrollo de estas herramientas también eran bajos dada la simplicidad de las mismas, que constaban de paginas HTML y algunos formatos para cargar información.

 

Si embargo durante el auge de las “dot.com” (1999-2000) fue poco el énfasis y la inversión dedicada al desarrollo de estas herramientas dado que la prioridad de la mayoría de las compañías se centraba en buscar nuevos modelos de acercamiento a sus clientes (B2C) o mejoras en la relación con su cadena de valor (B2B). 

 

Las intranets, florecieron, al igual que el fenómeno de Internet, de manera anárquica y sin un planeamiento previo. Sobre la infraestructura instalada de la compañía, las distintas áreas y unidades de negocio empezaron a crear sus intranets publicando todo tipo de información.

Ocurrió entonces un fenómeno similar al de Internet, un exceso de información difícil de navegar y con poco valor para el usuario, y muchas intranets entonces cayeron en desuso.

 

PORTALES Y PERSONALIZACIÓN

 

A mediados del año pasado irrumpió en el ambiente de tecnología una nueva palabra: Portales. La tecnología de portales provee una funcionalidad crítica para la evolución de la relación entre los sitios web y los usuarios: Personalización. La personalización permite al usuario acceder al contenido, información y  herramientas que el requiere.

 

Existen distintos tipos de personalización que podemos categorizar en cuatro Fases evolutivas (figura1):

 

Fase 1. Kiosco: Es la ausencia de personalización,  la información se presenta a todos los empelados por igual.

 

Fase 2. Personalización por rol: En este esquema el empleado es presentado con el contenido relevante a su rol, o a las variables que defina la compañía. En esta fase la compañía define variables relacionadas a los empleados con las cuales se establece la información a ser presentada a los mismos.

Las variables pueden ser varias; por ejemplo el área funcional donde trabaja la persona; definida la variable área funcional,  los empleados de marketing serán presentados con contenidos específicos de su área que no es vista por personas de finanzas.

Otra variable a elegir para la personalización puede ser la oficina donde trabaja la persona, en ese caso sólo verán la información del lugar físico donde desempeñan sus tareas; por ejemplo en el caso de un banco los empleados de la sucursal Centro ven información específica de la misma y no de las otras sucursales del banco pues es información irrelevante. Las variables a elegir para definir los perfiles de personalización son múltiples. Otras opciones son  la unidad de negocio en la que trabaja la persona, su nivel gerencial, un grupo de afinidad, etc.

Estas variables a su vez pueden combinarse para formar perfiles específicos para cada individuo.

 

Fase 3. Mi Portal: Es la llamada personalización individual. El empleado define los contenidos e información que quiere ver de una variedad que se le presentan. Muchos Portales Generales como Yahoo ya presentan esta funcionalidad.

 

Esta fase pone la decisión del contenido en manos del empleado, quien puede personalizar  los contenidos que desea ver, puede recibir información sobre novedades de áreas de información que le son de interés, alertas de nuevas publicaciones y otro tipo de información que lo mantenga al tanto de sus áreas de interés.

 

Por otra parte la empresa puede definir contenidos e información que no pueden ser eliminados y que deben ser vistos por el empleado sí o sí.

 

Conjuntamente con la personalización individual, puede existir la personalización por rol, proporcionada por la compañía.

En este caso el empleado según su rol tendrá acceso a determinado contenido que luego el mismo personalizará según su criterio.

 

Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la información que se le ha definido por rol y que el ha elegido (Mi Portal).  A esto se agrega lo que se llaman patrones de navegación, donde el portal registra los contenidos e información que el empleado navega y automáticamente “sugiere” información  o contenidos relacionados. Supongamos que el empleado ve regularmente información de investigación de mercado, y en el portal “investigación de mercado” es un contenido enlazado con “desarrollo de productos”, cuando el empleado navegue por investigación de mercados, el portal  le sugeriría que vea información de desarrollo de productos.

 

 

 

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