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La evolución de intranets a portales para empleados (y 2)
EL
VALOR DE UN PORTAL PARA EMPLEADOS
Las
compañías siguen buscando maneras
de utilizar la tecnología para mejorar la relación con sus clientes
y de optimizar la cadena de valor; sin embargo las empresas comienzan
a ver como la tecnología puede aumentar la productividad individual y
organizacional, a la vez que se hace más tangible el valor de un portal
para empleados.
La
tecnología de portales les permite a las organizaciones llegar a los empleados
con contenido, información y herramientas individualizadas para que puedan
desarrollar sus tareas de manera más productiva. Así
como hace unos años los memorandos
internos llegaban en papel, y hoy la manera de comunicación más habitual
es el e-mail; en poco tiempo muchas empresas usarán
los portales de empleados como el punto de acceso único para la
realización de las tareas de sus empleados, proporcionando una plataforma
de acceso a e-mail, aplicaciones, herramientas de Knowledge Management,
e -learning, contenidos, comunidades y
herramientas de autoservicio. La
tecnología de portales, como toda nueva tecnología no funciona por sí
sola y plantea una serie de temas que se deben resolver y manejar durante
la implantación de un portal de empleados, sobre todo si el proyecto plantea
generar el punto de acceso único para la realización de tareas. Temas por resolver Gobernabilidad:
Quizás este sea uno de los puntos más críticos en el desarrollo de una
iniciativa de este tipo; pues:
¿Quién es el dueño del Portal de empleados?
¿Quién es el responsable del funcionamiento del mismo? El
Portal toca múltiples áreas de una organización, unidades de gestión y
procesos de negocios. No hay una respuesta única o simple para este tema, pues depende de la particularidad de cada organización, lo que si es importante es definir un esquema de gobernabilidad que sea funcional, claro y comunicado a toda la organización. Contenido:
El contenido es lo que mantiene “vivo” al Portal. La
relevancia y actualidad del contenido es crítica para proveer valor a
los empleados que utilizarán el portal para desarrollar sus tareas. En este sentido hay dos tratamientos, uno para contenido generado internamente por la organización, y otro para contenido externo. En
cuanto al contenido interno la clave es la descentralización
de la generación, edición y publicación del mismo. Esto permite que cada
área, sector o unidad de negocio pueda gestionar su contenido de forma
independiente proveyéndolo a la organización. Será luego el empleado quien
a través de los esquemas de personalización adherirá o no a los distintos
contenidos. El
contenido externo se sindica, es decir se compra e incorpora
al portal. La tecnología de portales permite tomar contenidos de distintas
fuentes y presentarlo de una manera consistente y amigable para el usuario.
En
general las empresas comienzan con contenidos simples como el clima, las
cotizaciones de bolsa o información general. Sin embargo una estrategia
de contenido debe incluir contenido crítico de negocio como inteligencia
competitiva, investigaciones sobre la industria y análisis de mercados. Algunas
sugerencias Los
portales de empleados son procesos evolutivos, que no se resuelven en
poco tiempo, y que sin duda contendrán sucesivos ensayos de prueba y error. Algunas
ideas que pueden ayudar en el momento de la planificación del Portal son:
- Definir
claramente cual será la propuesta de valor al usuario. Es decir,
por qué los empleados lo usarán, qué los motivará, cómo harán mejor sus
tareas. Qué herramientas requieren y cómo las usarán.
- Definir
los objetivos de la organización. Para qué estamos desarrollando
un portal, qué pretendemos obtener y cómo lo vamos a medir.
- Establecer un plan de mediano plazo o “Roadmap”del
Portal y las distintas funcionalidades y aplicaciones que se le irán incluyendo. -
Definir un esquema de gobernabilidad claro y comunicarlo a la organización. -
Desarrollar una estrategia de contenido interno y externo que satisfaga
las necesidades de los distintos perfiles de usuarios. Las ventajas competitivas hoy
Internet
es una tecnología que nos facilita enormemente nuestras
tareas, desde el e-mail a los sitios de información especializada hoy estamos cada vez mas comunicados y conectados, la velocidad
con que fluye la información y el conocimiento dentro de una organización
es cada vez mas una ventaja competitiva crítica. El Portal de empleados
es una herramienta vital para desarrollar y mantener esa ventaja competitiva.
Miguel Premoli Neoris |
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